Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
NYAB Oyj
Kauppurienkatu 7
90100 Oulu
Henkilötietojen käsittely
NYAB käsittelee henkilötietoja EU:n yleisen
tietosuoja-asetuksen sekä kansallisten tietosuojalainsäädäntöjen ja
-ohjeistusten tietosuojaohjeistusten mukaisesti. Tietosuojatyön keskiössä on
rekisteröidyn yksityisyydestä huolehtiminen sekä oikeuksien turvaaminen. NYAB
sitoutuu käsittelemään toiminnassaan henkilötietoja tietosuojaperiaatteiden
mukaisesti:
· lainmukaisesti, asianmukaisesti sekä
rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi
· luottamuksellisesti ja turvallisesti
· henkilötietoja kerätään ja käsitellään vain
tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten
· henkilötietoja kerätään vain tarpeellinen määrä
käsittelyn tarkoitukseen nähden
· henkilötiedot päivitetään aina tarvittaessa,
epätarkat ja virheelliset tiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä
· säilytetään muodossa, jossa rekisteröity on
tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn
tarkoitusten toteuttamista varten.
Tällä selosteella kerrotaan, miten NYAB käsittelee
asiakkaidensa, verkkosivujen vierailijoiden sekä työnhakijoiden henkilötietoja.
Käsitteet
·
Henkilötieto tarkoittaa kaikkea
tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyvää
tietoa tai muuta tietosuojalainsäädännössä määriteltyä henkilötietoa.
·
Rekisterinpitäjä tarkoittaa luonnollista
henkilöä, oikeushenkilöä, viranomaista, virastoa tai muuta elintä, joka yksin
tai yhdessä toisten kanssa määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen
ja keinot, tai muuta tietosuojalainsäädännössä määriteltyä rekisterinpitäjää.
·
Rekisteröity on henkilö, jonka
henkilötietoja kerätään, säilytetään tai käsitellään.
·
Henkilötietojen käsittelijä tarkoittaa
luonnollista henkilöä tai oikeushenkilöä, viranomaista, virastoa tai muuta
elintä, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun.
·
Tietosuojalainsäädäntö tarkoittaa
Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR, 679/2016) ja muita
soveltuvia tietosuojasäännöksiä sekä tietosuojaviranomaisen määräyksiä ja
ohjeita.
·
Käsittely tarkoittaa toimintaa tai
toimintoja, joita kohdistetaan henkilötietoihin tai henkilötietoa sisältäviin tietojoukkoihin
joko automaattista tietojenkäsittelyä tehden tai manuaalisesti, tai muuta
tietosuojalainsäädännössä määriteltyä henkilötietojen käsittelyä.
Käsittelyperusteet
Henkilötietojen käsittely edellyttää aina laista löytyvää
käsittelyperustetta. Käytetty käsittelyperuste vaikuttaa merkittävästi siihen,
mitä oikeuksia rekisteröidyllä on suhteessa rekisterinpitäjään.
Suostumus
Suostumus on käsittelyperusteena esimerkiksi seuraavissa
tilanteissa:
·
Työnhakijan tietojen käsittely
rekrytointiprosessissa.
·
Yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen
ylläpito ja erityisellä suostumuksella markkinointi.
Sopimus
Sopimus on käsittelyperusteena esimerkiksi seuraavissa
tilanteissa:
·
Työsopimuksen täytäntöön paneminen tai
työsopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen.
Mistä tietoja kerätään
Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti työnhakijalta tai
asiakkaalta itseltään. Työnhakijasta käsiteltävät tiedot ovat tämän
työhakemuksessa tai CV:ssä luovuttamia tietoja. Rekisteröidyn suostumuksella
henkilötietoja voidaan kerätä myös muilta tahoilta, kuten suosittelijoilta,
joiden yhteystiedot työnhakija on oma-aloitteisesti toimittanut.
Asiakkaan tietoja voidaan kerätä tiedotteiden tilaamisen
yhteydessä verkkosivujen nettisivujen tilauslomakkeelta tai muista tilanteissa,
joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Verkkosivuilla käytetään eväsiteitä, jotka tallentavat tietoa
käyttäjästä.
Mitä tietoja käsitellään
NYAB käsittelee työnhakijoista vain sellaisia
henkilötietoja, jotka ovat rekrytointiprosessin kannalta tarpeellisia ja jotka
liittyvät työsuhteen tai potentiaalisen työsuhteen osapuolten oikeuksien ja
velvollisuuksien hoitamiseen.
Asiakkaista käsitellään vain sellaisia tietoja, jotka ovat
tarpeellisia asiakassuhteen hoitamiseksi.
Rekisteröidyistä käsitellään mm. seuraavia tietoja:
·
Perustiedot, kuten nimi, sähköposti ja
puhelinnumero.
·
Asiakassuhteeseen tai palveluihin liittyvät
tiedot, kuten tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista.
·
Verkkoyhteyden IP-osoite.
·
Rekrytoinnin kannalta olennaiset tiedot, joita
työnhakija luovuttaa. Esim. tiedot työkokemuksesta ja koulutuksesta, kuvaus osaamisesta
ja sopivuudesta tehtävään, palkkatoive.
Henkilötietojen siirrot ja luovutukset sekä siirto EU/ETA-alueen
ulkopuolelle
Asiakkaiden tai työnhakijoiden tietoja ei luovuteta
säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin
niin on sovittu asiakkaan kanssa.
Tällä sivustolla käytetään Google Analytics
-analytiikkapalvelua. Se käyttää evästeitä, jotka ovat käytännössä
tietokoneelle sijoitettuja tekstitiedostoja. Niiden avulla saadaan tietoa
siitä, miten sivustoa käytetään. Evästeen tuottamat tiedot (ml. IP-osoite)
välitetään ja tallennetaan Googlen palvelimille. Tietojen avulla Google
analysoi, miten käyttäjä sivustoa käyttää. Se laatii eri toiminnoista
raportteja verkkosivuston operaattoreille ja tarjoaa myös muita sivuston
toimintoihin ja internetin käyttöön liittyviä palveluja.
Google voi myös siirtää nämä tiedot ulkopuoliselle
toimijalle, jos laki näin vaatii tai jos joku ulkopuolinen toimija käsittelee
tietoja Googlen puolesta.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Henkilötietojen perusteella ei suoriteta automaattista
päätöksentekoa tai profilointia.
Henkilötietojen poisto
Henkilötietoja käsitellään vain niin kauan, kuin niitä
tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty tai niin kauan kuin
laki ja säännökset sitä edellyttävät.
Esimerkkejä säilytysajoista:
·
Rekrytointi-ilmoitukset 5 vuotta niiden
julkaisusta.
·
Työhakemukset liitteineen 2 vuotta niiden
lähettämisajankohdasta.
·
Soveltuvuustestitulokset 3 vuotta niiden
toteuttamisesta.
·
Turvallisuusselvitykset 2 vuotta niiden
toteuttamisesta.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeudet määräytyvät käytetyn henkilötiedon
käsittelyperusteen mukaan.
·
Rekisteröidyllä on oikeus saada
rekisterinpitäjältä tieto siitä, käsitelläänkö hänen henkilötietojansa vai ei.
·
Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn
henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös käsiteltävästä
henkilötiedosta.
·
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää
rekisterinpitäjää oikaisemaan virheellisiä henkilötietojaan.
·
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää
rekisterinpitäjää poistamaan häntä koskevat henkilötiedot, kun käsittely
perustuu suostumukseen.
·
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa
henkilötietojen käsittelyä, kun se perustuu oikeutettuun etuun.
·
Rekisteröidyillä on tietyissä tilanteissa oikeus
pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
·
Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen
henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiasta
valitus valvontaviranomaiselle.
Tietoturva
Henkilötiedot on suojattu pääsynhallinnan keinoin sekä
tarvittavin muin teknisin keinoin. Henkilötietoja pääsevät käsittelemään vain
työtehtäviensä perusteella siihen oikeutetut henkilöt. Henkilötietojen
säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen
perustuvan organisaation ohjeistuksen perusteella.
Selosteen muuttaminen ja yhteydenottokanava
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä
kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa ota
yhteyttä osoitteeseen privacy@nyabgroup.com.
Tähän tietosuojaselosteeseen saatetaan tehdä ajoittain
muutoksia, kun tietosuojalain muutokset tai henkilötietojen käsittelyn
muutokset niin edellyttävät.