Tietosuojaseloste
Tämä on Sitema Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 26.8.2020. Viimeisin muutos 26.8.2020.
1. Rekisterinpitäjä
Sitema Oy
Y-tunnus 2932698-7
Kiviharjunlenkki 1 B, 90220 OULU
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Tietosuojavastaava: Juuso Männikkö, juuso.mannikko@sitema.fi
3. Rekisterin nimi
Yrityksen henkilötietorekisteri (asiakkaat, sidosryhmät, työntekijät, työnhakijat)
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:
- rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde, työsuhde)
- sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
- henkilön suostumus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on henkilöstöhallinnon ylläpito, yhteydenpito asiakkaisiin ja sidosryhmiin, markkinointi ja rekrytoinnit. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys, organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivujen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.
Tiedot tallennuksessa ja poistamisessa noudatetaan voimassa olevia lakeja ja asetuksia.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta/sidosryhmiltä mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas/sidosryhmä luovuttaa tietojaan.
Henkilöstön tiedot kerätään työsopimuksen avulla ja niitä ylläpidetään yhtiön järjestelmissä. Tallennettavia tietoja ovat ensisijaisesti henkilön nimi, osoite- ja yhteystiedot, sosiaaliturvatunnus, veronumero ja koulutus- sekä pätevyystiedot.
Työnhakijoiden yhteys-, koulutus- ja pätevyystiedot kerätään työhakemuksesta. Tiedot poistetaan yhtiön rekisteristä rekrytointitapahtuman päätyttyä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan tai sidosryhmän kanssa. Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Henkilöstön tietoja siirretään toiminnan kannalta välttämättömiin järjestelmiin (henkilöstöhallinto, palkanlaskenta, työterveyspalvelut, koulutuspalvelut, pätevyysilmoitukset).
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Jos rekisteritietoja säilytetään internet-palvelemilla, niiden laitteiston fyysisistä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköisesti rekisterinpitäjälle osoitteeseen info@sitema.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää sähköisesti rekisterinpitäjälle osoitteeseen info@sitema.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
11. Muutokset tietosuoja
Rekisterinpitäjä voi tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen ja siihen liittyviin tietoihin. Sitema Oy suosittelee, että rekisteröidyt käyvät katsomassa tätä tietosuojakäytäntöä säännöllisesti saadakseen tiedon siihen mahdollisesti tehdyistä muutoksista.